Un carnet d'adresses n'est pas un réseau
Un nom et un numéro ne disent ni ce que la personne peut débloquer, ni ce qui a été échangé, ni ce qui reste en attente. Un réseau utile est fait de contexte : la fonction réelle, le dossier commun, la dernière conversation, l'engagement en cours.
C'est précisément ce contexte qui n'est jamais transmis, et qui oblige un successeur à recommencer les mêmes rendez-vous d'introduction pendant un an.
Ce qui doit être écrit pour chaque interlocuteur clé
Quinze à trente interlocuteurs suffisent à couvrir l'essentiel d'une délégation. Documenter des centaines de contacts n'apporte rien.
- Sa fonction et son pouvoir de décision réel, distinct de son titre.
- Les dossiers qui vous lient, avec leur état.
- L'historique des échanges : quand, sur quoi, ce qui a été promis de part et d'autre.
- Les sujets sensibles à connaître avant de l'appeler.
Le lier aux dossiers, pas seulement le classer
Un contact rattaché à ses projets, ses rendez-vous et ses comptes rendus se relit avant chaque appel, en une minute. Un contact rangé dans une catégorie ne se relit jamais.
Dans ADRIO, la synchronisation Google Contacts et la lecture des cartes de visite alimentent les fiches, et l'historique des rendez-vous et débriefs reste attaché à la personne, dans l'espace de travail concerné.
Le cloisonnement, condition de la transmission
Un élu qui exerce dans plusieurs cadres — commune, intercommunalité, association, activité professionnelle — ne peut pas transmettre un réseau mélangé. Séparer les interlocuteurs par espace de travail permet de remettre l'un sans exposer les autres.
C'est aussi ce qui rend la transmission possible sans négociation pénible sur ce qui est privé et ce qui appartient au mandat.
Transmettre : ce que vous laissez à votre successeur
Une passation utile contient trois documents : la liste des interlocuteurs clés avec leur contexte, l'état des dossiers en cours et de leurs engagements, et les échéances des trois mois suivants.
Cette passation prend une demi-journée quand la matière existe, et n'est pas réalisable quand elle n'existe pas. C'est la seule différence.
Questions fréquentes
- Est-ce légal de conserver des informations sur des interlocuteurs ?
- Oui, dans la limite de ce qui est nécessaire à l'exercice du mandat, en restant factuel et en respectant les droits d'accès et de suppression des personnes concernées. Les appréciations personnelles n'ont pas leur place dans une fiche.
- Faut-il partager ces fiches avec son équipe ?
- Par espace de travail et selon le besoin réel. Un collaborateur qui prépare vos rendez-vous a besoin du contexte du dossier, pas de l'ensemble du réseau.
ADRIO applique cette méthode dans un outil unique : délégations, projets, décisions, comptes rendus et rapports d'activité.
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